Importera medlemmar från Svenskalag till Pivoteam

Vill du slippa lägga till och ta bort medlemmar för hand? Nu kan klubbadmins ladda upp en Excel-fil från Svenskalag, så bjuds tränare, föräldrar och spelare in till rätt lag i Pivoteam. Tillägg sker automatiskt, och borttagningar kräver alltid ditt godkännande.

Vad är det?

Svenskalag-importen låter er klubb använda medlemsregistret i Svenskalag som källa för vem som ska ha åtkomst i Pivoteam. Ni exporterar en fil, laddar upp den och godkänner förhandsgranskningen. Pivoteam pratar inte direkt med Svenskalag - det är en filbaserad import, och ni styr själva när den körs.

Vem kan använda den?

Klubbadmins. Knappen Integrationer finns på klubbens sida. Importen gäller klubbar, så fristående lag kan inte använda den. Som lagadmin för ett fristående lag lägger du till spelare och ledare direkt i Pivoteam.

Så kommer du igång

Steg 1: Exportera från Svenskalag

1. Logga in i Svenskalag som klubbadministratör.
2. Gå till Register → Personer.
3. Klicka på Exportera till Excel.
4. Under Välj kolumner, bocka i Alla.
5. Klicka på Exportera.

Personnummer, adress och mobilnummer används inte. Vi läser inte in dem och sparar dem aldrig.

Steg 2: Ladda upp i Pivoteam

1. Öppna din klubb och klicka på Integrationer.
2. Välj Svenskalag och klicka på Anslut.
3. I steget Ladda upp fil väljer du din .xlsx-fil.

Steg 3: Koppla lag

Filens grupper (till exempel "P12" eller "F16-18") kopplas till lag i Pivoteam. Vi föreslår matchningar utifrån namnen (märkta Förslag). För varje grupp kan du:

• koppla den till ett befintligt lag
• Skapa nytt lag…
• Hoppa över, till exempel för grupper som Styrelse eller Domare, som inte är lag

Ditt val sparas, så du slipper göra om det vid nästa uppladdning.

Steg 4: Välj roller

• Ledare får rollen tränare på sitt lag.
• Föräldrar (vårdnadshavare) får rollen förälder på sina barns lag.
• Spelare med egen e-postadress får rollen spelare.

Steg 5: Förhandsgranska

Du ser exakt vad som kommer att hända innan något ändras: nya inbjudningar, rollförändringar, namnändringar och eventuella borttagningar. Inget skickas förrän du klickar på Starta import (första gången) eller Genomför ändringarna.

Vad händer sedan?

• Den som redan har ett Pivoteam-konto får åtkomst direkt, och den som saknar konto får en inbjudan via e-post.
• Mejlet nämner klubben, laget och rollen.
• Tränare, föräldrar och spelare hamnar på rätt lag.

Hålla listan uppdaterad

Importen är manuell. Exportera en ny fil från Svenskalag när något har förändrats och ladda upp den under Uppdatera medlemmar. Vi rekommenderar en uppdatering vid säsongsstart och efter nya anmälningsperioder.

Innan något ändras får du en förhandsgranskning. Den som har ett konto och försvunnit ur registret föreslås för borttagning och väntar på ditt godkännande. Den som aldrig har loggat in får sin inbjudan återkallad direkt.

Borttagningar: du har kontrollen

Om någon försvinner ur registret tas åtkomsten inte bort automatiskt.

• Ändringen hamnar under Godkännanden, där du väljer Godkänn eller Behåll.
• Du kan godkänna eller behålla alla på en gång.
• Vill du slippa godkänna kan du slå på Genomför borttagningar automatiskt. Allt loggas i Historik.
• Som skydd mot misstag stoppas importen om filen innehåller betydligt färre personer än förra gången, till exempel om exporten var filtrerad. Då får du en varning och kan bekräfta att filen är rätt.

Bra att veta

• E-postadress krävs. Personer utan e-post kan inte bjudas in och listas separat, med en uppmaning att lägga in en adress i Svenskalag och ladda upp en ny fil. Barn utan egen e-post får ändå sina vårdnadshavare inbjudna.
• Klubbadmins synkas aldrig. Klubbadmin-roller sköts alltid direkt i Pivoteam.
• Du ser vilka som kommer från importen. I klubbens medlemslista visas märket Svenskalag.
• Personuppgifter: vi lagrar inte personnummer, födelsedatum, adress eller telefonnummer, och själva filen sparas aldrig. Bara namn, e-post och lagtillhörighet behålls. Om du klickar på Inaktivera integration raderas den uppladdade medlemsinformationen, men inga roller eller medlemmar tas bort.
• Roller syns nästa gång användaren loggar in eller när sessionen förnyas.